Postanowiliśmy walczyć z malkontentami i pokazywać rekordzistów. Odwiedzamy naszych odważnych Klientów, aby pokazywać dobre przykłady elektronizacji. Dzisiaj, spotykamy się z Markiem Materkiem - najmłodszym w historii Polski prezydentem miasta. Prezydent Materek w 2018 roku uzyskał reelekcję w pierwszej turze, otrzymując 84.4% głosów. Jak kwitną Starachowice pod opieką młodego samorządowca, który troszczy się o własne miasto niezależnie i ponad podziałami?
Jedną z decyzji było utransparentnienie wszystkich zamówień udzielanych przez urząd. Naturalną obawą zamawiających jest, że taka otwartość mogłaby się zakończyć “zabiciem” rynku lokalnych wykonawców i pozyskiwaniem ofert tylko od tych oddalonych o setki kilometrów. Jakie są Państwa spostrzeżenia po 3 latach programu “Otwarte Starachowice”?
- Zdawało się, że rynek lokalnych wykonawców jest mocno ograniczony i ciężko jest pozyskać oferty spoza tego rynku. Zależało nam na większej ilości ofert najlepszych cenowo, przy zachowaniu odpowiedniej jakości. O konkurencyjności, zgodnie z wcześniejszym regulaminem udzielania zamówień do 30 000 EUR, decydowało rozeznanie rynku. Odbywało się ono poprzez zapytanie kierowane do trzech wykonawców. Niejednokrotnie za każdym razem do tych samych.
Orędownikiem uruchomienia systemu, który miał utransparentnić zamówienia byli sami wykonawcy lokalni. Podczas rozmów podkreślali, że byliby w stanie zaoferować dużo lepsze warunki, gdyby tylko wiedzieli, że urząd poszukuje ofert. Często nie byli po prostu w gronie tych trzech zaproszonych zgodnie z regulaminem zamawiającego.
Jak sobie z tym poradziliśmy?
- Obecnie postępowania których szacunkowa wartość wynosi powyżej 3500 zł netto są publikowane za pośrednictwem platformy przez pracowników merytorycznych poszczególnych jednostek i referatów.
Dostępne są one na stronie https://platformazakupowa.pl/starachowice/aukcje. Znajdziemy tam postępowania urzędu, gminnych jednostek organizacyjnych. Wykonawcy lub zainteresowani mieszkańcy mogą bez logowania (rejestracji) zapoznać się z postępowaniami zarówno trwającymi, jak i tymi zakończonymi. Będą one widoczne przez 5 lat od terminu zakończenia postępowania.
Warto podkreślić, że na stronie publikowane są wszystkie wydatki, które ponosi zamawiający. Rejestr wydatków prowadzony jest na bieżąco przez pracowników merytorycznych, wszystkie wydatki są tam zamieszczane na bieżąco - wprost zaciągane z elektronicznego obiegu dokumentów.
Jak wykonawcy odnajdują się w cyberurzędzie?
- Naszym celem było to, aby zatroszczyć się o dwie strony. Zorganizowaliśmy szkolenie zarówno dla zamawiających, jak i dla wykonawców, aby przedstawić im idee zmian i kierunek, w którym zmierzamy. Postaraliśmy się rozpowszechnić informację o elektronizacji zapytań ofertowych wszystkimi możliwymi kanałami, m.in. kontaktując się z wykonawcami nie tylko drogą elektroniczną, ale także tradycyjną i za pośrednictwem naszej strony internetowej. Aktualnie w postępowaniach udział biorą nie tylko wykonawcy z terenu gminy i powiatu, ale również z terenów sąsiednich. Obecnie zgłaszają się do nas wykonawcy lokalni, o których istnieniu nawet nie wiedzieliśmy. Prócz tego, że my szukamy wykonawców, oni mają szansę znaleźć nas, przez co ofert jest znacznie więcej.
Więcej ofert, więcej wykonawców... Jak nowa, elektroniczna droga wpłynęła na finanse?
- Biorąc pod uwagę same zamówienia regulaminowe, działając poprzez platformę od końca czerwca 2017 r. do dnia 26 listopada 2019 r. udało nam się zaoszczędzić 4 660 939,24 zł brutto. Oszczędności zostały wyliczone poprzez porównanie mediany ofert złożonych, z ofertą wykonawcy, z którym podpisaliśmy umowę. Te oszczędności przyczyniły się do kolejnych remontów, inwestycji, na które wcześniej budżet miasta nie pozwalał bądź znalezienie środków byłoby mocno utrudnione.
Minęły 3 lata od wdrożenia platformy, łącznie przeprowadzili Państwo 1000 postępowań... Dziś pracownicy chętnie pracują na platformie. Jak wyglądały początki?
- Naturalnie unikamy zmian i się ich boimy. Zadbałem, aby pracownicy urzędu i wykonawcy mieli wsparcie opiekunów z platformy, co znacznie ułatwiło pierwsze kroki. Obecnie ta forma komunikacji jest przewidziana w regulaminie wewnętrznym i ciężko już teraz wyobrazić sobie inną, tym bardziej, że biorąc pod uwagę zmiany ustawowe - elektroniczna komunikacja będzie jedyną formą od 1.01.2021 roku. Nie chcemy utracić możliwości współpracy z obecnymi wykonawcami, więc te działania mają pomóc zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom w przygotowaniu do nowej rzeczywistości. Zmian jest sporo, dlatego naszym zdaniem, warto wdrażać je stopniowo.
Czy ta zmiana wpłynęła na Państwa pracę?
- Postępowania regulaminowe przeprowadzane w sposób elektroniczny nie tylko pozwoliły usprawnić naszą pracę poprzez automatycznie generowane protokoły i sprawozdania, ale także zaoszczędzić bardzo dużo czasu. Mamy na bieżąco kontrolę nad budżetem i finansami oraz realizacją zamówień.
Wykonawcy wystarczy moment, aby w sposób elektroniczny złożyć ofertę. Nie musi wysyłać listów, e-maili. Wystarczy usiąść przed komputerem o dowolnej porze (nie tylko w godzinach pracy urzędu) i złożyć ofertę. Wszystkie postępowania są w jednym miejscu, na naszej stronie zamawiającego. Uważam, że każda jednostka powinna elektronizować nie tylko obowiązkowe ustawowo przetargi, ale także postępowania regulaminowe.
Kilka słów do lokalnych wykonawców?
- Zapraszam na nasz profil nabywcy, ale także na stronę przetargowa.pl, gdzie znajdą Państwo listę wszystkich jednostek, także tych z okolicy, które zbierają oferty w sposób elektroniczny.
Adam Dziadas
Open Nexus
